Hoy en día, estamos viviendo en un mundo cada vez más digitalizado. En el que cada vez dependemos menos del uso del papel. Es aquí, cuando introducimos el término de oficina sin papeles para referirnos a la reducción o eliminación del papel en las oficinas. De forma que, tendremos toda la documentación almacenada en nuestros equipos, servidores locales y en plataformas online.
Ventajas de la oficina sin papeles:
- Reducción de costes debido a la reducción del papel y de los consumibles (tóner, tinta, impresoras, etc).
- No teniendo que disponer de aparatosos armarios y numerosas impresoras, aprovecharemos el espacio de la oficina para más comodidad de los empleados, mejor organización de trabajo o tendremos la ventaja de poder alquilar oficinas más pequeñas.
- Fácil y rápida accesibilidad de la documentación para todos los empleados. Todos podrán acceder a un mismo documento a la vez. Además, tenemos también la oportunidad de crear diferentes carpetas, (para tener los archivos organizados) y accesos restringidos a ciertos documentos confidenciales.
- Eficiencia en el trabajo. Sobre todo por el ahorro de tiempo en la organización de los documentos y la facilidad de acceso a ellos desde cualquier parte (teniendo un ordenador y el acceso a internet).
- Beneficios medio ambientales. Siendo necesario sólo la tala de unos pocos de árboles y haciendo de los negocios un entorno ecológico.
- Si tienes un negocio internacional, imagina poder acceder a todos los documentos sin restricciones solo necesitaras estar conectado a internet.
Desventajas de la oficina sin papeles:
- Algunos documentos requieren tener nuestra auténtica firma o simplemente necesitan ser impresos para ver su autenticidad.
- Incidencias en los sistemas que puedan llevar a no tener acceso durante un tiempo determinado a la plataforma o incluso a la pérdida de importante documentación. Esto supondría una gran pérdida para la empresa. Es casi imposible llegar al punto de la pérdida de datos (el porcentaje de pérdida en documentos impresos es bastante más alto), aplicando los sistemas de backup y protección de datos necesarios, por los sistemas de seguridad que existen, pero siempre puede ocurrir alguna incidencia extraordinaria.
- Posibilidad del error humano. En cualquier caso esto siempre esta presente. Por ejemplo, puede suceder que subamos datos erróneos o borrar información.
- Se requiere de habilidades específicas con los equipos, por esto es probable que tengamos que invertir en la formación de nuestros empleados o contratar personal cualificado.
- Más inversión en costes de mantenimiento de hardware y software.
Aunque este proceso de la oficina sin papeles este legalizado y dispone de medidas de seguridad (Ley de Comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos), como es obvio siempre habrá gente reticente al cambio por la existencia de documentos confidenciales de tipo legal, financiero y gubernamentales, por ejemplo.
Por último, esta forma de oficina tampoco quiere decir que nos tengamos que deshacer drásticamente de todo el papel. Siempre hay ciertos documentos mencionados anteriormente que son necesarios tenerlos impresos o que simplemente es más cómodo para nosotros o para nuestros clientes.
En definitiva, estamos hablando de una tendencia en alza y que acabará siendo algo común, por el entorno que nos rodea, el cual contempla constantemente avances tecnológicos.
