Outlook es el gestor de correo electrónico desarrollado por Microsoft. Su función básica es enviar y recibir correos electrónicos, pero aquí nos vamos a centrar en otras funciones menos conocidas de Outlook.
Tiene su origen en 1989, como parte de la suite de ofimática Microsoft Office.
Es una herramienta que se utiliza, sobre todo, en el ámbito empresarial, donde Windows es el sistema operativo más utilizado con diferencia.
Como es lógico, ha ido evolucionando a lo largo de los años, introduciendo cambios en su diseño y nuevas funciones.
Funciones de Outlook
1/ Correo electrónico
Como hemos dicho anteriormente, su función principal consiste en el envío y recepción de correos electrónicos.
Te permitirá crear una o varias firmas personalizadas, para que aparezcan al final de los mensajes que mandes.
En la firma puedes incluir texto, imágenes, logotipos, etc.… para hacerla tan personal como quieras.
Por supuesto, también podrás adjuntar todo tipo de archivos de texto, vídeo, audio, hojas de cálculo, …
Otras funciones que permite son la búsqueda inteligente de correos y de contenido, así como programar un correo para que se mande en una fecha y hora determinada.
Si quieres que el correo destaque en la bandeja de entrada de uno de los destinatarios, puedes utilizar las menciones, poniendo “@nombre” en el texto del correo.
Para tener tus correos perfectamente organizados y clasificados, puedes crear nuevas carpetas simplemente haciendo clic derecho en la columna de la izquierda.
Así mismo, puedes hacer un seguimiento de los correos más importantes, y agregar avisos para recordártelo.
Entre las opciones de accesibilidad, existe la posibilidad de que Outlook te lea los correos en voz alta.
También podrás dictar tus correos para que los escriba por ti. Eso sí, tendrás que dictar también los signos de puntuación.
2/ Calendario
Mediante el calendario podrás administrar tus citas y reuniones, así como establecer recordatorios de eventos programados.
Las citas no implican invitar a otras personas o la reserva de recursos, como puede ser una sala o determinado equipamiento.
Por el contrario, una reunión si incluye a otras personas, y puede implicar la reserva de una sala para reunirse.
Mediante el uso de la inteligencia artificial, Outlook podrá sugerirte el momento adecuado para celebrar una reunión, así como posibles lugares para ello.
Otra posibilidad que te permite Outlook es vincular el calendario de Google, para así poder ver todos los eventos que tenías programados en la aplicación de Microsoft.
Si estableces un aviso, te saldrá una ventana emergente para que no te olvides de algún evento importante, o de cualquier otra cosa que quieras recordar.
3/ Contactos
La gestión y administración de los contactos es una de las tareas básicas de todo gestor de correo electrónico, y Outlook no es una excepción.
Podrás crear los contactos, incluyendo datos como el nombre, números de teléfono, fecha de cumpleaños o una imagen.
Existe la posibilidad de crear una copia de los contactos en la libreta de direcciones, pudiendo exportarlo a un archivo de Excel.
Si necesitas enviar el mismo mensaje a varias personas a la vez, puedes crear un grupo de contactos o listas de distribución en Outlook.
4/ Tareas
Otra de las funciones que incluye la aplicación de Microsoft es la de crear tareas.
Puede que tengamos que realizar tareas con una periodicidad semanal o mensual, y mediante esta opción podremos establecer avisos en una fecha y hora determinadas.
También podremos combinar varias listas de tareas en una, y realizar un seguimiento de su cumplimiento.
Así mismo, se puede asignar una tarea a una persona determinada, para que se encargue de llevarla a cabo.
5/ Notas
Si necesitas hacer una anotación rápida de un número de teléfono, una dirección o cualquier otra cosa, puedes utilizar la opción de crear notas que incluye Outlook.
Tendrás la posibilidad de categorizarlas y ponerlas de diferentes colores, y así podrás tenerlas organizadas como tú quieras.
Aunque existen muchas otras más, éstas son algunas de las funciones más útiles que puedes realizar con Outlook.
Para más información, puedes consultar el siguiente enlace de Microsoft:
