Redactar un email correctamente es una de las tareas que deberías aprender a hacer, ya que es un medio de comunicación que utilizamos a diario.
Nos referimos aquí a los correos electrónicos formales, circunscritos sobre todo al ámbito laboral, dirigidos a clientes, otros profesionales y empresas.
Vamos a ver la estructura que deben tener, y una serie de consejos para que tus correos electrónicos queden perfectos.
Consejos y pautas que seguir:
Dependerá de la persona o institución a la que vaya dirigido el correo, de tu relación con el destinatario, y de otros factores, pero hay una serie de recomendaciones que te servirán en casi todos los casos.
1/ Utiliza la cuenta de correo corporativa
Deberías usar la cuenta de correo electrónico de tu trabajo, que incluye el dominio con el nombre de tu empresa.
Si no tienes ninguna, crea una con tu nombre y apellidos.
2/ Asunto del correo
Debe dejar claro el contenido del mail, y es preferible que sea corto.
No escribas nunca palabras enteras en mayúsculas, sobre todo en el asunto. Se considera algo agresivo, y no dará una buena impresión a quien lo lea.
3/ Saludo
Si tienes cierta confianza con el destinatario, puedes ser un poco más informal, y utilizar fórmulas como “Buenos días…”, “Buenas tardes…”, “Hola…”, etc.…
Si no tienes la suficiente confianza, o no conoces a la persona a la que va dirigido el mail, puedes utilizar “Estimado Sr. / Sra.…”, “Muy señores míos” …
4/ Cuerpo del mensaje
Si no conoces al destinatario, lo primero que debes hacer es presentarte, y explicar el objetivo de tu email.
El mensaje que quieres expresar debería ser lo más claro y conciso posible. No hay que utilizar lenguaje rebuscado, sino lo más sencillo posible.
Es preferible ser breve, y no escribir párrafos muy largos, ya que la persona que lo reciba puede dejar de leerlo, o no prestar la atención suficiente.
La elección del tipo de fuente también es importante. Algunas de las fuentes más utilizadas tradicionalmente en el ámbito profesional son Times New Roman, Arial, Calibri, …
5/ Ortografía y gramática
Es muy importante que el correo esté escrito siguiendo una estructura ordenada, y que no tenga faltas de ortografía ni gramaticales.
No te olvides de revisarlo antes de enviarlo, y asegúrate de que no hayas cometido errores graves al redactarlo, que pueden provocar una mala impresión.
6/ Archivos adjuntos
Si necesitas adjuntar algún archivo o documento, debes tener en cuenta su tamaño y formato.
No deberían ser archivos muy pesados, ya que sino podrías tener problemas con el envío del email.
Así mismo, para que el destinatario no tenga problemas a la hora de abrirlo, es aconsejable usar los formatos más utilizados, como, por ejemplo, PDF o JPG.
7/ Despedida
Al igual que hemos visto en el caso del saludo inicial, la despedida podrá ser más o menos formal, dependiendo de la confianza que tengamos con el receptor.
Es común utilizar fórmulas como “Atentamente”, “Un saludo”, “Saludos cordiales” …
Si esperamos que nos respondan, podemos utilizar la frase “Quedo en espero de su respuesta, reciba un cordial saludo”.
Al final, hay que incluir la firma, que otorgará a tu email un extra de formalidad, y provocará una mayor sensación de confianza al receptor o receptores.
Las firmas profesionales suelen incluir el nombre y apellidos, el cargo que ocupas, la dirección de la empresa, tu número de teléfono, tu dirección de email, y enlaces a la página web y redes sociales de la empresa.
Estos son los principales consejos que te van a servir para que tu correo electrónico esté mejor redactado y estructurado.
Debemos tomarnos nuestro tiempo para elaborarlo. Un mensaje cuidado tendrá más efecto e impacto, y será más fácil que causes una buena impresión.
