Gracias a los trucos que vamos a ver a continuación podrás aprender a utilizar Outlook como un auténtico experto.
Outlook es el gestor de correo electrónico de Microsoft, y nació como plataforma de correo en el año 2013.
Anteriormente se utilizaba Hotmail, pero durante el citado año se completó la migración de las cuentas de Hotmail al nuevo servicio de correo Outlook.
Actualmente es la aplicación de correo electrónico más utilizada en el ámbito laboral.
Además, incluye funciones de calendario y gestión de tareas para organizar mejor tu tiempo y ayudarte a ser más productivo.
Por ello, creemos que es interesante ver algunos de los mejores trucos y consejos para dominar Outlook. A continuación, resumimos algunos de los más útiles.
1/ Respuestas automáticas
Cuando no estamos pendientes del correo electrónico por estar de vacaciones o por cualquier otro motivo, podemos crear respuestas automáticas que se envíen a las personas que nos manden correos durante el tiempo que nosotros queramos.
Podemos encontrar esta opción en la pestaña de Archivo (arriba a la izquierda), y después en la opción Respuestas automáticas.
Ahí puedes establecer el intervalo de tiempo y el texto que quieres que se envíe.
2/ Seguimiento de los correos
Si recibimos muchos correos a diario, puede ser complicado tenerlo todo bajo control, y es posible que se nos pase algo importante.
Para evitarlo, podemos hacer un seguimiento de los correos más importantes.
Para ello, seleccionamos el correo que queramos, y desde la pestaña de Inicio o con el botón derecho del ratón pulsamos sobre Seguimiento.
Se despliega un menú donde podemos elegir entre varias fechas para marcarlo, y también se puede establecer un aviso, que te recordará la tarea cuando tú quieras.
Es posible también marcar el correo como Completado, o categorizarlo creando las categorías que necesites (por ejemplo: Hecho, En Proceso, etc…).
Esto lo puedes hacer también desde la pestaña de Inicio o desde el menú que se despliega con el botón derecho del ratón, en la opción Categorizar.
3/ Automatizar acciones
Cuando recibimos muchos correos de la misma persona o con el mismo asunto, existe la posibilidad de crear reglas que te permitan mover todos esos correos automáticamente a una carpeta determinada.
Esta opción está en la pestaña Archivo, pulsando a continuación en la opción de Administrar reglas y alertas.
Aparte del ejemplo que hemos visto, puedes crear otro tipo de reglas, como por ejemplo marcar los mensajes de una persona determinada como tarea para seguimiento, entre muchas otras.
4/ Utiliza las menciones para destacar correos
Para utilizar las menciones tienes que escribir @ antes del nombre de la persona en el cuerpo del texto del correo que vayas a enviar. Outlook te sugerirá autocompletarlo con su dirección de email.
De esta manera, cuando el correo llegue a la persona mencionada, destacará en su bandeja de entrada.
5/ Crear una firma
Si quieres crear una firma para todos tus correos, o distintas firmas entre las que elegir en función de tus necesidades, Outlook te permite crearlas de forma sencilla.
Tan solo tienes que ir a la pestaña Archivo y entrar en Opciones. Después tienes que pulsar sobre la categoría Correo e ir a la opción Crear o modifique firmas para los mensajes, pulsando sobre el botón Firmas.
Una vez dentro, podrás crear la firma o firmas que necesites, así como editar las que ya tengas creadas o eliminarlas.
6/ Crear nuevas carpetas
A la hora de organizar tus correos, puede ser muy útil crear nuevas carpetas y ponerles el nombre que tú elijas.
Para hacerlo, pulsa con el botón derecho del ratón sobre la columna de la izquierda y elige la opción Nueva carpeta.
Podrás crear todas las que necesites, y mover todos los mensajes que quieras a esas carpetas.
7/ Filtrar correos
Para buscar un determinado mensaje, puedes ir la pestaña Inicio, y en la parte superior tienes la opción de Filtrar correo electrónico.
Tienes varias opciones para filtrarlos, como por ejemplo que solo se muestren los mensajes sin leer, los que tengan documentos adjuntos, o los marcados como importantes.
Otra opción para buscar entre tus correos es escribir directamente en la barra de búsqueda de la parte superior el nombre del destinatario o el asunto.
8/ Asistente de concentración
Cuando necesites un mayor nivel de concentración para centrarte en algo importante, puedes utilizar esta opción y evitar distracciones innecesarias.
En la configuración de Windows, dentro de la categoría Sistema encontrarás la opción Asistente de Concentración.
Desde allí podrás elegir las notificaciones que quieres ver y escuchar, y establecer que se active a una hora determinada, durante un periodo de tiempo o cuando se cumplan determinadas condiciones.
9/ Programar el envío de correos
El último truco que vamos a ver te permitirá retrasar la entrega de determinados correos, para que se envíen cuando tú quieras.
Dentro de la pestaña Opciones encontrarás la opción de Retrasar entrega, pudiendo marcar la opción de No entregar antes de una fecha y hora determinadas.
Existen muchas más opciones dentro de la configuración de Outlook para personalizarlo y dejarlo todo a tu gusto.
Pero en esta entrada nos hemos querido centrar en algunas de las más utilizadas y útiles que puedes encontrar.
Si llegas a dominar estas funciones conseguirás ser más productivo. Podrás organizar mejor tus tareas y gestionar tu tiempo de trabajo de una forma más eficiente.
